4.通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、沟通重要情况。
5.报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关询问。主要包括工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、报送报告五类。
6.请示。用于向上级机关请求指示、批准。主要包括请求指示的请示、请求批准的请示。起草请求批准的请示,大体要包括四个方面要素:上级有精神,外地有做法,基层有要求,自身有条件。任何一件事,如果具备了这四条,上级机关没有不批准的道理。关键是每个方面都要扼要、充分。
7.函。是公文中唯一的平行文。用于机关之间商洽工作、询问和答复问题,有无隶属关系的有关主管部门请求批准。
8.会议纪要。通过记载会议基本情况、会议主要成果、会议议定事项、综合概括性地反映会议的基本精神,以便与会单位统一认识,在会后贯彻落实。
切记,会议纪要不是会议记录。
机关公文还有决议、指示、公报、批复、条例、规定。我们不太常用,略去不提。
关于党的机关公文格式,我这里有文件的样本。主要由17个部分组成,并不一定在文件上都体现出来。制发机关公文主要是办公部门的事。
机关文稿还有另一类也是大量的,即机关事务文书:
一是计划总结类事务文书,主要包括计划、总结、述职报告。
二是调查、简报类文书,主要包括调查报告、简报两种。
三是会议类文书,主要包括开幕词、闭幕词(两者加起来称为主持用语)、大会工作报告、领导讲话、演讲稿、会议记录等。
四是规章制度文书,主要包括章程、办法、细则、规则、守则、制度、公约等。
(二)党的机关文稿常见问题
发文、开会是党的机关的重要工作方法,也是我们党的政治优势。如果换个角度来思考,机关是由材料堆起来的。如果一天没有材料在那里运行,机关就难以运转。从这个意义上讲,高质的文稿是机关高效运转的重要保证。所以,作为机关干部,不善于起草文稿或者在起草文稿中不得章法,都是工作中的败笔。我相信大家都有同感。
提高文稿起草水平,首先要搞清和解决好存在的问题。
1.格式不规范。无论公文还是事务文书都有它特定的格式,这个格式都是规范的,带有约束性,你不了解,不会用,就会出现戴错帽子穿差袜子的笑话。
2.文题不一致。文题不一致是比较常见的问题,就是一篇文稿读下来,你不知道他要说什么,本来就一件事,一个主题,他洋洋洒洒,或离题万里,不知所云,话说不到点子上。
3.定位不准确。机关文稿是集体智慧的结晶,它的主体是机关而非个人,机关文稿要有个人的观点,但个人的观点必须上升到机关领导意志。有些文稿起草不好,就是因为带有个人的随意性,没有很好地把握领导意图。
4.责任不清楚。机关文稿是机关的门面,代表机关的形象,反映干部的水平。一般而言,起草机关文稿,有起草部门,有制发部门,有签发领导。按照要求应该各负其责,当然不同的机关有不同的要求。
5.努力不到位。这主要就是文稿起草者不注重学习,不善于思考,不懂得规范的问题。
应该注意的是,起草文稿和文学创作都是写文章,有共性,但也有区别。一般来讲,文章要写得好,要准确,准确不准确是逻辑问题;要生动,生动不生动是辞章问题。
起草文稿要突出准确,文学创作要突出生动。文学创作是形象思维,讲究意向,有些意向很难把握;起草文稿是抽象思维,讲究抽象,高度概括,准确无误。文联机关是文人荟萃之地,大家都很有才华。但有才华不一定能起草好文稿,这得从常备的知识说起。
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